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Dokumente finden statt suchen.
Rechnungen, Verträge, Lieferscheine und E-Mails liegen oft an fünf verschiedenen Orten. Ich bringe sie in eine Ablage, in der jeder das Richtige findet, und sorge dafür, dass eingehende Dokumente ihren Weg von selbst nehmen.
Typische Ausgangslagen
Fünf Orte für ein Dokument
Ordner im Regal, Laufwerk, Postfach, Schreibtisch und der Rechner eines Kollegen.
Welche Fassung gilt?
Vom Vertrag gibt es drei Dateien mit ähnlichem Namen. Welche unterschrieben wurde, weiß niemand sicher.
Aufbewahrung nach Gefühl
Was wie lange aufgehoben werden muss und was gelöscht werden darf, ist nirgends festgelegt.
Was ich übernehme
- Papierdokumente digitalisieren, mit Texterkennung, damit sie durchsuchbar sind
- Eine strukturierte Ablage mit Berechtigungen
- Automatische Verarbeitung eingehender Dokumente: erkennen, zuordnen, weiterleiten
- Einbindung in Ihr ERP und in bestehende Abläufe
- E-Mail-Archivierung
- Technische Verarbeitung von E-Rechnungen: empfangen, auslesen, weitergeben
- Archivierung so einrichten, dass Technik und Abläufe die Anforderungen an Revisionssicherheit erfüllen
Dokumentensicherheit
Wer darf was sehen, wer hat wann etwas geändert, und wie lange muss es aufbewahrt werden? Diese Regeln hinterlege ich im System: Berechtigungen, Versionen, ein Protokoll der Änderungen und Aufbewahrungsfristen.
Zur Revisionssicherheit
Revisionssicher wird eine Archivierung durch System, Ablauf und Dokumentation zusammen. Ein Programm allein reicht dafür nicht. Ich richte die technische Seite ein und dokumentiere das Verfahren. Welche Unterlagen wie lange aufzubewahren sind, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
So läuft es ab
Aufnahme
Welche Dokumente gibt es, und welchen Weg nehmen sie heute?
Struktur
Ablage, Berechtigungen und Regeln werden festgelegt.
Einrichtung
System, Texterkennung und automatische Abläufe.
Stichtag
Ab einem festen Tag läuft alles digital.
Einweisung
Ihre Mitarbeiter lernen die neue Ablage kennen.
Beispiel
Häufige Fragen
Müssen wir alles Alte einscannen?
Nein. Sinnvoll ist ein Stichtag, ab dem alles digital läuft. Ältere Unterlagen werden nur digitalisiert, wenn Sie regelmäßig darauf zugreifen.
Was ändert sich mit der E-Rechnung?
E-Rechnungen sind strukturierte Daten, die ein Programm lesen kann. Ich sorge dafür, dass Ihre Systeme sie empfangen, anzeigen und weiterverarbeiten. Zu den steuerlichen Pflichten berät Sie Ihr Steuerberater.
Welche Software setzen Sie ein?
Das hängt von Ihrer Umgebung ab. Ich schlage vor, was sich in Ihr ERP und Ihre Abläufe einfügt.
Der nächste Schritt
Zeigen Sie mir, wo Ihre Dokumente heute liegen. Daraus entsteht ein Vorschlag für Ablage und Abläufe.