Digitalisierung heißt selten, alles neu zu machen. Meist geht es um drei oder vier Abläufe, die jeden Tag Zeit kosten. Ich finde sie mit Ihnen und vereinfache sie Schritt für Schritt.
Der Lieferschein liegt im Ordner, die Rechnung im Postfach, die Freigabe auf einem Zettel.
Dieselben Daten werden notiert, abgetippt und später noch einmal in eine Liste übertragen.
Wie etwas funktioniert, weiß nur eine Kollegin. Ist sie im Urlaub, bleibt es liegen.
Oft reicht es, vorhandene Programme besser zu nutzen oder zu verbinden. Neue Software empfehle ich nur, wenn sie ein Problem löst, das sich anders nicht lösen lässt.
Wie läuft es heute, und wo geht Zeit verloren?
Welcher Ablauf zuerst, und mit welchem Ziel?
Ein Ablauf wird umgestellt und erprobt.
Die Mitarbeiter werden eingewiesen.
Was sich bewährt, wird auf weitere Abläufe übertragen.
Eingangsrechnungen kommen per Post und E-Mail, werden ausgedruckt und wandern zur Freigabe durchs Haus. Künftig werden sie beim Eingang erfasst, digital freigegeben und abgelegt. Möglicher Nutzen: Jeder sieht, wo eine Rechnung gerade liegt, und nichts geht auf dem Weg verloren.
Meist nicht. Zuerst prüfe ich, was Ihre vorhandenen Programme können und ob sie sich verbinden lassen.
Eingangsrechnungen, die Ablage von Dokumenten und die Übergabe von Daten zwischen zwei Programmen. Dort ist der Aufwand überschaubar und die Entlastung schnell spürbar.
Das hängt vom Ablauf ab. Ich teile jedes Vorhaben in Abschnitte, die für sich nutzbar sind, damit Sie nicht Monate auf ein Ergebnis warten.
Ein Medienbruch entsteht, wenn Informationen von einem Medium ins andere übertragen werden müssen, etwa vom Papier in ein Programm. Jede Übertragung kostet Zeit und ist eine Fehlerquelle.
Ja, das empfehle ich sogar. Ein einzelner Ablauf zeigt schnell, ob der Weg für Ihren Betrieb passt.
Für manche Vorhaben gibt es Förderprogramme. Ich kann Ihnen sagen, ob Ihr Vorhaben grundsätzlich in Frage kommen könnte. Eine Fördermittelberatung biete ich nicht an.
Nennen Sie mir den Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Damit fangen wir an.